MENAXHIM DOKUMENTESH DHE ARKIVË DIGJITALE
Gjeni dokumentin e duhur, bashkë me informacionin që ju nevojitet.
Zhvillojmë sisteme që organizojnë dokumentet sipas mënyrës si punon biznesi juaj. Dosje, kategori, kërkim, versione dhe akses i kontrolluar — të lidhura me klientët, projektet dhe proceset përkatëse.
- Referenca
- KTR-2026-014
- Data
- 14.02.2026
- Pala
- Klient Demo sh.p.k.
- Statusi
- Në fuqi
Versionet
- v3 · 14.02.2026aktual
- v2 · 02.02.2026
- v1 · 20.01.2026
- Kërkim dhe filtra
- Versione dhe historik
- Akses sipas rolit
PROBLEMI
Një arkivë digjitale duhet të jetë më shumë se një dosje me skedarë.
Skanimi dhe ruajtja në një dosje të përbashkët nuk e zgjidhin vetvetiu problemin. Pa strukturë, rregulla dhe lidhje me punën, dokumentet mbeten të vështira për t'u gjetur dhe për t'u kontrolluar.
Problemet më të shpeshta
- Emërtime të paqarta
- Dokumente në disa kompjuterë
- Versione që nuk dallohen
- Kërkim manual
- Dokumente pa lidhje me procesin
- Akses më i gjerë sesa nevojitet
- Kontrata_final_FINAL(2).pdfVersione që nuk dallohen
- scan0042.pdfEmërtim i paqartë
- Desktop / Faturat 2026Vetëm në një kompjuter
- Oferta e re.docxPa lidhje me klientin ose procesin
- Pagat_2026.xlsxAkses më i gjerë sesa nevojitet
- Kërko: “kontrata klienti”Kërkim manual, dosje pas dosjeje
Krahasoni të njëjtat dokumente në një dosje të përbashkët dhe në një arkivë të organizuar.
STRUKTURA
Organizim sipas logjikës së biznesit tuaj.
Struktura ndërtohet sipas mënyrës si punoni, jo sipas një modeli të gatshëm. I njëjti dokument mund të gjendet nga disa drejtime.
Klient Demo
Kontratë shërbimi
KTR-2026-014 · 14.02.2026 · Në fuqi
Faturë shitjeje
FSH-0381 · 03.03.2026 · E paguar
Ofertë
OFR-2026-031 · 28.02.2026 · Dërguar
Klient Beta
Procesverbal dorëzimi
PRJ-A-PV-02 · 05.03.2026 · I nënshkruar
Klient Gama
Kërkesë për material
KR-2026-0142 · 03.03.2026 · Në shqyrtim
Zgjidhni mënyrën e organizimit. Dokumentet janë të njëjta; ndryshon vetëm pamja.
- Dosje sipas klientit ose furnitorit
- Dokumente sipas projektit ose kontratës
- Kategori sipas departamentit
- Fusha si data, numri i referencës, pala dhe statusi
- Lidhje mes dokumenteve dhe kërkesave
- Klasifikim i përshtatur me procesin
FUNKSIONET
Funksionet që mund të zhvillojmë.
Zgjidhja ndërtohet me funksionet që i duhen procesit tuaj. Disa janë të nevojshme pothuajse në çdo arkivë, të tjerat shtohen sipas rastit.
Organizim dhe kërkim
- Ngarkim dhe import
- Kategori dhe fusha të personalizuara
- Kërkim dhe filtrim
- Kërkim në tekst kur përpunimi e lejon
- Versione
- Komente dhe shënime të dallueshme nga origjinali
Kontroll dhe lidhje
- Të drejta sipas rolit
- Regjistrim veprimesh sipas projektit
- Njoftime për afate
- Eksport dokumentesh dhe të dhënash shoqëruese
- Integrime me sisteme të tjera
Jo çdo funksion përfshihet automatikisht në çdo projekt. Lista përcaktohet gjatë analizës, sipas nevojës dhe buxhetit.
ARKIVA EKZISTUESE
Si organizohet arkiva ekzistuese?
Mënyra e skanimit të dokumenteve fizike dhe përgjegjësitë për të përcaktohen në projekt. ENOR ndërton zgjidhjen software për importimin, organizimin dhe verifikimin e tyre.
- 01
Inventarizim i burimeve
Dosje të përbashkëta, email, kompjuterë, programe dhe arkiva fizike.
- 02
Përcaktim i strukturës
Dosjet, kategoritë dhe fushat, sipas mënyrës si punoni.
- 03
Rregulla emërtimi dhe klasifikimi
Si emërtohen dokumentet dhe si caktohet kategoria e tyre.
- 04
Importim ose përgatitje e skanimeve
Importim i skedarëve digjitalë dhe përgatitje e skanimeve sipas rregullave të dakordësuara.
- 05
Verifikim i kampioneve dhe regjistrimeve
Kontrollojmë kampione për emërtimin, kategorinë dhe fushat.
- 06
Kontroll i aksesit
Kush sheh, kush ndryshon dhe kush shkarkon, përpara hapjes për përdorim.
- 07
Kalim në përdorim
Trajnim i përdoruesve dhe rregulla për dokumentet e reja.
Ruajmë lidhjen mes skedarit origjinal, versioneve dhe informacionit të indeksuar.
Skedarët që duken të dyfishtë nuk fshihen automatikisht. Kriteret dhe procesi i shqyrtimit përcaktohen bashkë me ju.
LIDHJET
Dokumentet të lidhura me punën që kryeni.
Një dokument kuptohet më mirë në kontekstin e tij. E lidhim me klientin, punonjësin, porosinë, projektin ose kërkesën ku përdoret.
Shembuj
- Kontrata me profilin e klientit
- Dokumentet e punonjësit me dosjen e tij
- Dokumentet e porosisë me realizimin
- Procesverbalet me projektin
- Dokumentet mbështetëse me kërkesën për miratim
- Kontakti
- Zyra e shitjeve
- Statusi
- Klient aktiv
- Përgjegjësi
- E. Prifti
Dokumentet e lidhura
- Kontratë shërbimi KTR-2026-014v3
- Aneks kontrateNë shqyrtim
- Ofertë OFR-2026-031Dërguar
AKSESI
Akses, historik dhe cikël jetësor.
Rregullat përcaktohen për çdo kategori dokumentesh, bashkë me personat që e njohin procesin.
Përcaktojmë
- Kush mund të shohë
- Kush mund të ndryshojë
- Kush mund të shkarkojë
- Si trajtohen versionet
- Si përcaktohen ruajtja, eksporti dhe fshirja
| Roli | Shikon | Ndryshon | Shkarkon | Fshin |
|---|---|---|---|---|
| Shitjet | ||||
| Financa | ||||
| Personeli | ||||
| Drejtimi |
Fshirja lejohet vetëm sipas rregullave të ruajtjes që përcaktohen në projekt.
Afatet e ruajtjes dhe të fshirjes përcaktohen sipas nevojave tuaja dhe kërkesave që zbatohen për biznesin tuaj; nuk ka një afat të vetëm për të gjitha rastet.
Regjistrimi i veprimeve ndihmon kontrollin, por vetëm ai nuk e bën sistemin të certifikuar dhe as historikun të pandryshueshëm. Skanimi i një dokumenti nuk do të thotë që origjinali mund të asgjësohet.
PYETJE TË SHPESHTA
Pyetje për menaxhimin e dokumenteve
Zgjidhje të tjera për transformimin digjital
Shërbime që plotësojnë njëri-tjetrin në të njëjtin projekt.
- Strategji për Transformim DigjitalAnalizë e procesit dhe plan për kalimin nga puna manuale në sisteme digjitale.
- Formularë dhe Procedura DigjitaleRegjistrim i strukturuar i kërkesave, porosive dhe raporteve të punës.
- Automatizim Procesesh dhe MiratimeshKalimi i punës mes roleve, departamenteve dhe fazave.
- Përpunim Inteligjent i DokumenteveNxjerrje e informacionit nga dokumentet ekzistuese me OCR dhe AI, kur nevojitet.
Vendosni rregull në dokumentet e biznesit tuaj.
Na tregoni ku ruhen sot dokumentet, sa janë dhe kush i përdor. Do t'ju propozojmë strukturën dhe hapin e parë.
Çfarë ndodh pasi na shkruani
- 1Lexojmë përshkriminShohim procesin, sistemet që përmendni dhe ku hasni vështirësi.
- 2Ju kontaktojmëSqarojmë pyetjet që na nevojiten për ta kuptuar procesin.
- 3Propozojmë hapin e parëNjë analizë, një provë e kufizuar ose një vlerësim, sipas rastit.
Mos dërgoni dokumente ose të dhëna konfidenciale në këtë fazë.