A mund të kemi rregulla sipas departamentit?

Po. Rregullat e drejtimit mund të ndryshojnë sipas departamentit, kategorisë, vlerës ose llojit të kërkesës. I përcaktojmë bashkë me ju dhe i testojmë me raste reale.

A mbështeten disa nivele miratimi?

Po. Kërkesa mund të kalojë në një ose disa miratime, njëra pas tjetrës ose paralelisht kur procesi e kërkon.

Çfarë ndodh kur përgjegjësi mungon?

Mund të përcaktohet zëvendësues ose delegim për një periudhë. Delegimi regjistrohet, që të dihet kush vendosi në emër të kujt.

A mund ta ndryshojmë procedurën?

Po. Disa rregulla mund të ndryshohen nga administratori, të tjera me zhvillim, sipas mënyrës si ndërtohet zgjidhja. Këtë e përcaktojmë që në fillim.

A lidhet me ERP ose CRM?

Shpesh po, përmes API-ve ose mënyrave të tjera që ofrojnë sistemet. Për çdo veprim ndiqet nëse u dërgua, u konfirmua ose kërkon ndërhyrje.

A përfshihet nënshkrimi elektronik?

Nuk përfshihet automatikisht. Mund të integrohet kur dokumenti e kërkon, me ofruesin dhe llojin e nënshkrimit që i përshtaten rastit dhe juridiksionit përkatës.

A mund të fillojmë me një proces të vetëm?

Po, dhe shpesh është mënyra më e mirë. Një proces i vetëm, si kërkesat për blerje, provon rregullat dhe përdorimin përpara zgjerimit.

AUTOMATIZIM PROCESESH DHE MIRATIMESH

Çdo kërkesë me përgjegjës.Çdo vendim me historik.

Zhvillojmë rrjedha pune që drejtojnë kërkesat, caktojnë detyrat dhe organizojnë miratimet sipas rregullave të biznesit tuaj. Ekipi sheh çfarë duhet bërë, kush është përgjegjës dhe ku ka mbetur procesi.

Diskutoni procesin tuaj Shembulli i një miratimi

Kërkesat në procesKoncept ilustrues

Kërkesa	Përgjegjës	Afati	Statusi
Laptop për shitjetKB-2026-0061	A. Kola	14 mars	Në shqyrtim
Trajnim i jashtëmKS-2026-0019	E. Prifti	18 mars	Për plotësim
Pagesë furnitoriKP-2026-0107	D. Leka	10 mars	Miratuar

Rrjedha e miratimit

Përgjegjësi i departamentitMiratuar
FinancaNë shqyrtim
DrejtoriNë pritje

Historiku

11 mars: miratuar nga E. Prifti. 12 mars: kaloi te Financa.

Rregulla të qarta
Afate dhe kujtesa
Historik vendimesh

PROBLEMI

Kur procesi ndiqet me mesazhe, përgjegjësia bëhet e paqartë.

Mesazhet dhe telefonatat janë të shpejta, por nuk mbajnë rregull. Pas disa ditësh askush nuk e di me siguri ku ndodhet kërkesa dhe pse ka ngecur.

Çfarë ndodh zakonisht

Kërkesa që humbasin në komunikime
Miratime pa kontekst
Afate që nuk ndiqen
Mungesë zëvendësimi kur përgjegjësi mungon
Vështirësi për të kuptuar shkakun e vonesës

Me mesazheKoncept ilustrues

M. DidaE dërgove kërkesën për laptopin te financa?
Kërkesë që humbet në komunikime
E. PriftiPo, e miratova. Sa ishte vlera?
Miratim pa kontekst
M. DidaFurnitori pret përgjigje deri të hënën.
Afat që nuk ndiqet
E. PriftiA. Kola është me leje këtë javë. Kush e firmos?
Pa zëvendësim kur përgjegjësi mungon
M. DidaPse ende nuk ka lëvizur?
Nuk kuptohet shkaku i vonesës

Krahasoni të njëjtën kërkesë në një bisedë me mesazhe dhe në një sistem me përgjegjës.

FUNKSIONET

Rrjedha të ndërtuara mbi rregullat tuaja.

Rregullat e procesit tuaj shndërrohen në drejtim, afate dhe kontrolle. Sistemi zbaton atë që është dakordësuar, dhe çdo vendim mbetet i dukshëm.

Drejtimi dhe vendimet

Caktim automatik sipas kategorisë
Miratime sipas shumës ose departamentit
Hapa të njëpasnjëshëm
Hapa paralelë kur nevojiten
Miratim, refuzim dhe kthim për plotësim

Afatet dhe kontrolli

Kujtesa dhe afate
Përshkallëzim
Delegim i kontrolluar
Historik vendimesh
Raportim dhe kërkim

SHEMBULL

Shembull: miratimi i një blerjeje.

Rrjedhë ilustruese në gjashtë hapa. Zgjidhni kufirin dhe departamentin, pastaj ndiqni kërkesën deri në përfundim.

Kërkesë blerjeje KB-2026-0061Koncept ilustrues

Vlera

Departamenti

1Punonjësi paraqet kërkesënNë pritje
2Kontrollohet plotësiaNë pritje
3Kërkesa drejtohet sipas rregullave: Përgjegjësi i ShitjeveNë pritje
4Përgjegjësi merr vendimNë pritje
5Financës i kalon kërkesa e miratuarNë pritje
6Regjistrohet përfundimi ose problemiNë pritje

Historiku i vendimeveKoncept ilustrues

Asnjë veprim ende. Paraqitni kërkesën për të filluar.

Kufiri i miratimit është ilustrues. Vlerat reale përcaktohen nga biznesi juaj.

Kufijtë nuk janë vlera reale: përcaktohen nga ju gjatë analizës. Asgjë nuk dërgohet.

PËRJASHTIMET

Përjashtimet kanë nevojë për rrugën e tyre.

Një rrjedhë pune është e besueshme kur di çfarë të bëjë edhe kur diçka nuk shkon sipas planit.

Informacion i paplotë
Trajtimi: kërkesa nuk kalon përpara dhe kthehet te kërkuesi me listën e fushave që mungojnë.
Ndryshim pas miratimit
Trajtimi: ndryshimet e rëndësishme e rikthejnë kërkesën për miratim; historiku ruan të dy versionet.
Anulim i kërkesës
Trajtimi: anulimi regjistrohet me arsye dhe njoftohen palët që e kishin marrë.
Përgjegjës që mungon
Trajtimi: kërkesa kalon te zëvendësuesi i caktuar, sipas rregullit të delegimit.
Afat i kaluar
Trajtimi: dërgohet kujtesë dhe, sipas rregullit, kërkesa përshkallëzohet.
Dështim i integrimit
Trajtimi: veprimi shënohet “kërkon ndërhyrje” dhe gabimi regjistrohet për t'u trajtuar.
Përgjigje e vonuar nga sistemi tjetër
Trajtimi: kërkesa mbetet në pritje me afat kontrolli, pa u dërguar dy herë.

Kur ndryshojnë rregullat, përcaktohet edhe çfarë ndodh me kërkesat që janë në proces: vazhdojnë me rregullat e vjetra apo kalojnë te të rejat.

INTEGRIMET

Lidhni vendimin me veprimin në sistemet e tjera.

Pas miratimit, sistemi mund të kryejë veprimin përkatës në një program tjetër. Vendimi dhe ekzekutimi i tij ndiqen veçmas.

Çdo veprim kalon nëpër tri gjendje: miratuar në proces, dërguar te sistemi tjetër, dhe konfirmuar ose kërkon ndërhyrje. Kontrollet për dërgime të përsëritura dhe regjistrimi i gabimeve janë pjesë e zgjidhjes.

Shembuj

Përditësim në CRM
Krijim detyre
Regjistrim në sistemin financiar
Kalim dokumenti në arkivë
Njoftim i palës përkatëse

Zhvillim & Integrim API

Veprimi pas miratimitKoncept ilustrues

Përgjigja e sistemit (simulim)

Miratuar në proces
Dërguar te sistemi tjetër
Konfirmuar

Asnjë veprim ende.

Zgjidhni sistemin dhe përgjigjen e tij, pastaj ekzekutoni veprimin. Gjithçka është simulim në këtë faqe.

MIRATIMI DHE NËNSHKRIMI

Miratim i brendshëm dhe nënshkrim elektronik.

Janë dy gjëra të ndryshme, edhe kur shfaqen në të njëjtin ekran.

Brenda procesit

Miratim i brendshëm

Regjistron vendimin e një personi të autorizuar brenda rrjedhës së punës: kush vendosi, kur dhe mbi çfarë informacioni.

Përdoruesi i identifikuar
Data dhe ora
Komenti dhe dokumentet

Kërkesë më vete

Nënshkrim elektronik

Mund të integrohet kur dokumenti e kërkon. Lloji i nënshkrimit, ofruesi dhe përdorimi përcaktohen sipas dokumentit, ofruesit dhe juridiksionit përkatës.

Integrim me ofrues nënshkrimi
Lloji përcaktohet sipas rastit

Një klikim “Mirato” nuk është nënshkrim elektronik i kualifikuar. Ky informacion nuk përbën këshillë ligjore.

MATJA

Matni ecurinë e procesit.

Treguesit dalin nga të dhënat e procesit tuaj. Nuk japim vlera paraprake.

Treguesit e procesitKoncept ilustrues

Kërkesa të hapura
Numri sipas statusit dhe ekipit.
Kohë në çdo hap
Sa qëndron kërkesa te çdo përgjegjës.
Kërkesa jashtë afatit
Cilat dhe pse e kanë kaluar afatin.
Raste të kthyera për plotësim
Sa shpesh dhe për çfarë informacioni.
Ngarkesë sipas ekipit
Kërkesat e hapura për çdo person ose grup.
Përjashtime që kërkojnë ndërhyrje
Integrime të dështuara, afate të kaluara, konflikte.

Vlerat shfaqen nga të dhënat e procesit tuaj pas vendosjes në përdorim.

PYETJE TË SHPESHTA

Pyetje për automatizimin e proceseve

Zgjidhje të tjera për transformimin digjital

Shërbime që plotësojnë njëri-tjetrin në të njëjtin projekt.

Organizoni miratimet dhe rrjedhat e punës.

Na tregoni si kalon sot një kërkesë nga paraqitja te vendimi. Do të përcaktojmë së bashku rregullat dhe hapin e parë.

Çfarë ndodh pasi na shkruani

1Lexojmë përshkriminShohim procesin, sistemet që përmendni dhe ku hasni vështirësi.
2Ju kontaktojmëSqarojmë pyetjet që na nevojiten për ta kuptuar procesin.
3Propozojmë hapin e parëNjë analizë, një provë e kufizuar ose një vlerësim, sipas rastit.

Mos dërgoni dokumente ose të dhëna konfidenciale në këtë fazë.